Manajemen File dan Folder serta Pengertian Windows Explorer

Beberapa waktu yang lalu seorang teman meminta kepada saya untuk membuat sebuah artikel tentang bagaimana mengoptimalkan manajemen file dan folder menggunakan Windows Explorer?

Pada awalnya saya tidak menanggapi permintaan tersebut. Karena menurut saya, setiap pengguna komputer tentu sudah mengenal Windows Explorer dan selalu menggunakannya .

Setelah beberapa waktu berlalu, saya baru menyadari bahwa teman saya benar. Meskipun setiap saat kita menggunakan Windows Explorer, namun sebenarnya masih banyak dari pengguna Windows yang belum mengoptimalkan manajemen file dan folder saat menggunakan Windows Explorer.

Pengertian Windows Explorer

Kita tidak akan membicarakan tentang defenisi lengkap, namun secara garis besar Windows Explorer adalah sebuah fasilitas dalam bentuk aplikasi yang disediakan oleh Windows, agar penggunanya dapat mengakses dan mengelola berkas-berkas selama menggunakan sistem operasi berbasis Windows.

Artikel terkait : 6 Kelebihan Windows 10 Penunjang Efektivitas Anda

Pengertian "berkas" disini adalah semua file dan folder yang dimiliki oleh pengguna komputer, Baik itu berada pada media penyimpanan seperti hardisk atau CD Drive, maupun file dan folder yang berada di dalam sistem jaringan.

Banyak atau sedikit, berkas berupa file dan folder pasti dimiliki oleh setiap pengguna komputer, termasuk anda. Itulah sebabnya mengapa kita sering menggunakan Windows Explorer.

Lantas Apa Permasalahannya?

Masalahnya adalah masih banyak dari kita yang belum memahami dengan benar bagaimana cara terbaik untuk mengoptimalkan manajemen file dan folder menggunakan Windows Explorer. Sehingga pengelolaan berkas menjadi tidak efektif dan efisein.

Menurut saya, sebenarnya manajemen file dan folder merupakan sebuah metode pengorganisasian berkas, yang dilakukan dengan cara mengelompokkan file dan folder, agar sesuai dengan jenis dan kategorinya.

Jika dapat diumpakan, Windows Explorer sebenarnya merupakan sebuah alat untuk menata sebuah "ruangan penyimpanan arsip besar".

Anda dapat mengibaratkan Komputer sebagai sebuah ruangan arsip besar. Ruangan yang dapat menampung beberapa lemari penyimpanan (Hardisk).

Pada awalnya hanya tersedia 1 (satu) lemari besar. Meskipun demikian anda tidak perlu khawatir, anda tetap diperkenankan untuk menambah beberapa lemari (Hardisk) dan rak baru (Partisi).

Hal ini dilakukan untuk memudahkan proses penyimpanan dan pencarian arsip-arsip dikemudian hari.

Dengan gambaran kondisi di atas, Anda memiliki empat pilihan saat menggunakannya, yaitu:

1. Menggunakan satu lemari besar yang telah disediakan (1 Hardisk dengan 1 Partisi)
2. Membuat dan menambah rak pada lemari besar tersebut (1 Hardisk dengan 3-4 Partisi)
3. Membuat tambahan beberapa lemari baru tanpa rak. (2 Hardisk dengan 2 Patisi tunggal)
4. Menambah lemari baru yang dilengkapi dengan rak dan laci (2 Hardisk dengan 6-8 Partisi)

Pertanyaannya adalah mana yang anda pilih? Jika anda memiliki banyak arsip dan suatu saat ingin mencarinya kembali, kondisi yang manakah yang akan memudahkan anda? Mencari dalam ruangan yang lebih kecil atau mencari pada ruangan yang besar?

Agar lebih mudah, anda dapat melihat ilustrasinya pada gambar di bawah ini:

Memperhatikan gambaran kondisi tersebut, sebenarnya ada beberapa cara efektif yang dapat anda terapkan untuk bisa mengoptimalkan manajemen file dan folder di dalam Windows Explorer.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Ketahui Hirarki File dan Folder

Pemahaman yang baik tentang hirarki file dan folder merupakan pondasi penting ketika menggunakan file manager seperti Windows Explorer.

Saya mengartikan hirarki dalam Windows Explorer sebagai susunan atau tingkatan kedalaman dari file dan folder.

Hirarki dapat membantu menunjukkan dimana letak sesungguhnya file dan folder tersebut berada.

Untuk mengetahui hirarki dari file dan folder, anda setidaknya harus terlebih dahulu mengenal beberapa komponen penyusun hirarki.

Di dalam Windows 7, setidaknya terdapat 4 tingkatan komponen penyusun hirarki file dan folder, yaitu Computer, Drive, Folder dan File.

Apabila digambarkan maka susunanan hirarkinya akan terlihat sebagai berikut : Computer - Drive - Folder - File.

Computer berada pada posisi pertama sebagai hirarki tertinggi. Kemudian Drive berada ditempat kedua, Folder berada pada urutan ketiga sedangkan File berada di urutan terkahir dari susunan hirearki file dan folder.

Selanjutnya keempat komponen tersebut dapat kita ketahui sebagai berikut :

a. Computer

Computer berada pada posisi tertinggi dari hirarki file dan folder di Windows Explorer. Computer akan memuat dan menampilkan jumlah drive atau media penyimpanan yang terhubung ke komputer seperti; hardisk, cdrom, flashdisk maupun media penyimpanan eksternal lainnya.

Untuk membedakan antara drive yang satu dengan lainnya maka Computer akan menandai masing masing drive, dengan sebuah "huruf", sesuai dengan urutannya, tepat dibelakang nama drive tersebut.

b. Drive

Secara garis besar, Drive merupakan sebuah perangkat keras yang berfungsi sebagai media penyimpanan tempat kita meletakkan berkas. Itulah mengapa drive perlu ditampilkan pada hirarki Windows Explorer.

Jika pada hardisk anda terdapat sejumlah partisi maka Windows Explorer akan mendeteksi file sistem yang berada pada partisi untuk kemudian mengenali partisi tersebut sebagai Drive.

Drive dapat diibarat sebagai sebuah Rak pada Lemari dan berada pada tingkatan kedua dari susunan hirarki. Drive berfungsi sebagai tempat untuk meletakkan Folder dan File.

c. Folder

Folder dapat diibaratkan sebagai sebuah Laci kecil yang terdapat di dalam Rak. Folder berfungsi sebagai tempat untuk memilah dan mengelompokkan file-file secara lebih spesifik, sesuai dengan masing-masing kategorinya.

Folder dapat diartikan sebagai sebuah komponen berkas yang mengandung satu atau lebih berkas-berkas yang lainnya. Sebuah folder juga dapat memuat folder-folder yang lainnya.

Folder sebenarnya adalah sebuah direktori. Meskipun istilahnya berbeda namun mengandung makna yang sama. Jadi manajemen file dan folder memiliki arti yang sama dengan manajemen file dan direktori

Folder yang berada pada hirarki teratas disebut dengan Parent Directory sedangkan folder yang berada di dalam folder dinamakan dengan Child Directory.

d. File

File merupakan komponen terendah dari tingkatan hirarki di Windows Explorer. File adalah berkas anda yang sesungguhnya.

Anda dapat mengetahui tingkatan hirarki file dengan melihat alamat yang ditampilkan pada Address Bar Windows Explorer, seperti terlihat pada gambar sebelumnya.

Memahami hirarki pada Windows Explorer akan membantu mengetahui dengan cepat, dimana letak berkas atau file yang anda miliki berada.

2. Pahami Tipe File

Memahami tipe file merupakan salah satu bagian penting dalam menggunakan Windows Explorer. Tipe file akan membatu anda dalam mengelompokkan file-file yang sejenis atau pada suatu kategori tertentu.

Tipe file sering dapat dikenali dari icon yang ditampilkan oleh file tersebut. Namun demikian Windows explorer juga tetap menyediakan sebuah kolom khusus untuk menginformasikan tipe dari file-file yang sedang ditampilkan.

Tipe file sebenarnya adalah jenis file, dan erat kaitannya dengan Ekstensi file. Namun untuk melindungi file dari kerusakan yang diakibatkan oleh kesalahan pengguna, maka Windows Explorer akan menyembunyikan Ekstensi file dan hanya menampilkan informasi dari masing-masing tipe file tersebut.

Artikel terkait : Pengertian Ekstensi File dan Cara Mudah Memahaminya

Cara untuk mengetahui tipe file cukup mudah. Pertama buka Windows Explorer anda. Pada bagian sebelah kanan (tepat di bawah kolom search), terdapat toolbar Pulldown untuk mengubah tampilan file di dalam Wndows Explorer.

Klik pada toolbar Pulldown yang terletak disamping icon gambar dan Gulir mouse ke bawah kemudan pilih Details.

Berikutnya, Windows Explorer akan menampilkan semua file dalam bentuk details yang dilengkapi dengan beberapa informasi seperti tanggal, tipe dan ukuran file.

Untuk mempercepat pencarian, anda dapat menampilkan file berdasarkan pengelompokan tipe. Caranya adalah dengan melakukan klik pada bagian Type yang terletak dikolom ketiga dalam Windows Eksplorer.

Jika anda sedang mencari file dengan tipe dokumen maka anda dapat dengan cepat melihat hasil pengelompokkan file sesuai dengan masing-masing tipe file.

3. Buat Kategori

Salah satu kegiatan dalam manajemen file yang harus dilakukan adalah membuat kategori. Arti kategori disini adalah menyatukan atau mengelompokkan berkas-berkas dengan tipe atau topik yang terkait, ke dalam sebuah tempat

Selain dapat merapikan tampilan Windows Explorer, pembagian file dan folder ke dalam beberapa kategori tentunya dapat memudahkan anda dalam menemukan kembali berkas-berkas yang sebelumnya pernah tersimpan.

Setidaknya terdapat dua langkah yang harus dilakukan untuk membuat kategori di Windows Explorer, yaitu :

a. Membuat Kategori Melalui Partisi

Cara terbaik untuk mengoptimalkan penggunaan Windows Explorer adalah dengan membagi hardisk yang terpasang pada sistem anda ke dalam beberapa partisi. Hal ini bertujuan untuk membuat sekat ruangan yang akan digunakan oleh masing-masing kategori.

Kali ini kita tidak akan membicarakan tentang bagaimana membuat partisi baru. Apabila hardisk anda masih menggunakan satu partisi besar, maka ada baiknya bila anda mengikuti artikel saya sebelumnya tentang Mengoptimalkan Hardisk Eksternal dengan Partisi.

Artikel terkait : Mengoptimalkan Hard Disk Eksternal dengan Partisi

Ingatlah bahwa Windows Explorer akan mengenali partisi sebagai sebuah Drive. Jadi nantinya kita juga harus mengenali bahwa Drive adalah Partisi dan sebuah Drive akan menjadi tempat bagi sebuah Kategori.

Setelah sebelumnya kita mengetahui tentang tipe-tipe file, saat ini mungkin anda sudah memiliki gambaran tentang daftar kategori yang tepat bagi file dan folder yang telah miliki.

Untuk membuat kategori, buka Windows Explorer. Pada bagian sebelah kanan terlihat daftar Drive atau Partisi yang terletak tepat di bawah Computer.

Pilih dan klik kanan pada salah satu Drive atau partisi yang diinginkan. Kemudian klik Rename untuk mengganti nama Drive. Selanjutnya Ketik nama baru untuk sebuah kategori yang diinginkan.

Selanjutnya isilah nama Drive, sesuai dengan nama kategori yang anda inginkan.

Apakah hanya menganti nama?
Ya. Memang hanya itu saja. Dengan menamai sebuah Drive sesuai dengan nama kategori, maka anda sudah dapat mengelompokkan file dan folder sejenis atau yang berada dalam satu topik yang terkait.

Sebagai contoh, jika anda memiliki banyak koleksi file film dan lagu, maka anda dapat menjadikan sebuah Drive sebagai sebuah kategori dengan nama "Multimedia".

Selanjutnya, anda dapat dengan mudah memindahkan atau menyimpan semua file-file dengan tipe multimedia, ke dalam Drive tersebut. Contohnya dapat dilihat di bawah ini :

Anda akan terbantu dengan kondisi tersebut. Jika suatu saat anda memerlukan file film dan lagu, maka anda tidak perlu kemana-mana lagi. Cukup dengan mengunjungi Drive Multimedia maka anda akan menemukan semua koleksi dari film dan lagu.

b. Membuat kategori melalui Folder

Selain dengan partisi, kategori juga dapat anda ciptakan dari sebuah folder. Caranya hampir sama dengan yang sebelumnya yaitu mengganti nama folder sesuai dengan nama kategori yang anda inginkan.

Lantas apa perbedaannya?

Perbedaannya hanya terletak pada ruang lingkup atau cakupannya saja. Kategori pada Drive (partisi) memiliki cakupan yang lebih luas. Sedangkan kategori pada folder memiliki cakupan yang lebih kecil.

Sebagai contoh, Drive dengan kategori multimedia akan menampung berbagai tipe file multimedia. Sebagaimana kita ketahui bahwa ada begitu banyak file multimedia dengan ekstensi seperti, AVI, MKV, MP3, 3GP, FLV, OGG, AMR dan lain sebagainya.

Bagaimana solusinya?

Cara terbaik untuk manajemen file di Windows Explorer adalah dengan membuat kategori-kategori yang lebih spesifik, melalui folder yang berada di dalam Drive tersebut. Dengan demikian, anda dapat lebih menghemat waktu ketika melakukan pencarian terhadap file-file yang sedang dibutuhkan.

Jika sebelumnya anda telah membuat kategori "Multimedia" pada salah satu Drive, maka agar lebih spesifik, anda dapat membuat beberapa kategori melalui forder di dalam kategori Multimedia tersebut.

Sebagai contoh, di dalam kategori multimedia, anda dapat membuat beberapa kategori folder diantaranya seperti: Musik JAZZ, Musik ROCK, Film ACTION, Video Pernikahan, Lagu Kenangan dan lain sebagainya,

Contoh manajemen file dengan menggunakan sistem katagori akan terlihat seperti pada gambar di bawah ini.

Terlihat bagaimana file dan folder tersusun rapi sesuai dengan masing-masing kategori.


Sampai sejauh ini, anda telah mengetahui tentang bagaimana manajemen file dan folder serta sedikit pengertian tentang Windows Explorer.

Sekaranglah saatnya untuk kembali menata koleksi file dan folder yang anda miliki, sehingga nantinya fungsi dari manajemen file dapat berjalan dengan lebih optimal dan dapat menunjang produktifitas anda,

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: